Gebäudereinigung in Münster
Reinigung für Kanzleien in Münster
Eine Kanzlei braucht eine Reinigung, die vertrauliche Unterlagen nicht berührt, deren Schlüssel und Zutritte schriftlich geregelt sind und die außerhalb der Mandantenzeiten arbeitet. Wir reinigen in Kanzleien nur freie Flächen, fassen Akten, Bildschirme und Post nicht an und unterschreiben eine Verschwiegenheitserklärung. Auf dieser Seite steht, was Sie vor der Vergabe klären sollten.
- Kostenlose Besichtigung vor Ort, rund 30 Minuten
- Angebot schriftlich, mit Leistungsverzeichnis
- Büro und Fuhrpark in der Loddenheide 40, Münster
- Für
- Anwaltskanzleien, Steuerberater, Beratungsbüros
- Reinigung
- außerhalb der Mandantenzeiten, nach Absprache
- Akten
- werden nicht angefasst, gereinigt werden nur freie Flächen
- Schlüssel
- gegen Unterschrift, Verlust über die Betriebshaftpflicht abgedeckt
- Verschwiegenheit
- wir unterschreiben eine Verschwiegenheitserklärung
- Personal
- grundsätzlich eigene Mitarbeiter, Subunternehmer nur nach Absprache
Warum ist eine Kanzlei kein normales Büro?
In Kanzleien liegt Vertrauliches auf den Tischen, im Papierkorb und manchmal in offenen Regalen. Gleichzeitig ist die Berufsverschwiegenheit gesetzlich geregelt, und Mandanten sehen zuerst Empfang und Besprechungsraum. Für die Reinigung heißt das: weniger anfassen, klarer dokumentieren und zu Zeiten arbeiten, in denen keine Mandanten da sind.
Welche Regeln gelten für Dienstleister in der Kanzlei?
Die Berufsgesetze regeln, wie Berufsgeheimnisträger mit Dienstleistern umgehen. Für Reinigungsfirmen nennen die von uns geprüften Vorschriften keine eigene Regel. Maßgeblich ist, ob eine Firma Zugang zu geschützten Tatsachen erhält.
| Vorschrift | Für wen | Kern |
|---|---|---|
| § 43e BRAO | Rechtsanwälte | Zugang zu geschützten Tatsachen ist erlaubt, soweit für die Dienstleistung erforderlich. Der Vertrag bedarf der Textform, mit Verschwiegenheitsverpflichtung unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen |
| § 62a StBerG | Steuerberater | Vergleichbare Regel zur Inanspruchnahme von Dienstleistungen, mit sorgfältiger Auswahl und Vertrag in Textform |
| § 203 StGB | Berufsgeheimnisträger und mitwirkende Personen | Regelt die Strafbarkeit, wenn fremde Geheimnisse unbefugt offenbart werden, auch für mitwirkende Personen |
Ob Ihre Reinigung unter diese Regeln fällt, entscheidet Ihre Kanzlei, im Zweifel gemeinsam mit Ihrer Kammer. Unabhängig davon ist es sinnvoll, den Zugang der Reinigung so zu gestalten, dass möglichst nichts Vertrauliches sichtbar ist. Die Richtlinien des Bundesinnungsverbands nennen Geheimhaltungspflichten für Arbeitskräfte ausdrücklich als Punkt, der in die Leistungsbeschreibung gehört. Das Thema gehört also früh auf den Tisch, nicht erst nach dem Vertrag.
Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Was klären Sie vor der Vergabe?
Fragen Sie bei jedem Anbieter dieselben Punkte ab, dann lassen sich die Antworten vergleichen.
- Wer kommt in die Kanzlei?Wie werden Kräfte ausgewählt, eingewiesen und vertreten? Werden Subunternehmer eingesetzt?
- Was darf angefasst werden?Nur freie Flächen, oder wird auch etwas umgeräumt? Halten Sie die Regel schriftlich fest.
- Welche Räume bleiben zu?Archiv, Serverraum und Büros von Partnern stehen als Ausnahme im Verzeichnis.
- Wie läuft der Schlüsselweg?Liste, Unterschrift, Regel bei Verlust oder Personalwechsel.
- Wer bedient die Alarmanlage?Wer bekommt einen eigenen Code, und wer wird benachrichtigt, wenn etwas auffällt?
- Wie wird der Abfall behandelt?Normale Papierkörbe getrennt von Behältern für vertrauliches Papier.
- Welche Verpflichtung braucht Ihre Kanzlei?Fragen Sie, ob der Anbieter eine Verschwiegenheitserklärung unterschreibt. Wir tun das.
Wie organisieren Sie die Kanzlei für die Reinigung?
Mit wenigen Gewohnheiten sinkt das Risiko deutlich, unabhängig von der Firma.
| Bereich | Empfehlung |
|---|---|
| Schreibtische | Abends freiräumen, was vertraulich ist. Gereinigt wird nur, was frei ist |
| Papierkörbe | Für normalen Abfall. Vertrauliches Papier nur in abgeschlossene Behälter oder den Aktenvernichter |
| Bildschirme | Sperren beim Verlassen des Platzes. Monitore reinigt die Firma nur nach ausdrücklicher Absprache |
| Besprechungsräume | Unterlagen und Whiteboards nach dem Termin leeren |
| Akten am Boden | Aus dem Weg stellen oder als Bereich markieren, der nicht gereinigt wird |
| Post und Empfang | Eingang abends verschließen |
Wann und wie reinigen wir in der Kanzlei?
Zeitfenster. In der Regel reinigen wir abends nach Feierabend oder frühmorgens. Bei Fristenarbeit bis spät in den Abend wählen Sie besser einen frühen Termin. Das legen wir bei der Besichtigung fest.
Was Mandanten sehen. Empfang, Besprechungsräume mit Glastüren und Sanitär stehen bei uns oben im Leistungsverzeichnis. Falls Termine früh am Morgen stattfinden, klären wir, bis wann diese Bereiche fertig sein sollen.
Akten und Post. Papier fassen wir nicht an. Was auf Schreibtischen liegt, bleibt liegen.
Schlüssel. Wer welchen Schlüssel hat, steht schriftlich fest, die Übergabe erfolgt gegen Unterschrift. Unsere Betriebshaftpflicht deckt auch den Verlust von Schlüsseln ab.
Verschwiegenheit. Wir unterschreiben eine Verschwiegenheitserklärung. Den Wortlaut stimmen wir bei der Besichtigung mit Ihnen ab.
Personal. Grundsätzlich kommen eigene Mitarbeiter in Ihre Kanzlei, Subunternehmer nur nach Absprache. Die Einweisung läuft am ersten Abend, damit Ausnahmen und Abschließen vom ersten Einsatz an klar sind.
Was steht im Leistungsverzeichnis einer Kanzlei?
Ein Beispiel für typische Bereiche. Turnus und Ausnahmen legen wir mit Ihnen fest.
| Bereich | Arbeiten | Turnus (Beispiel) |
|---|---|---|
| Empfang und Wartebereich | Boden, Glastüren, Tresen, freie Flächen | bei jedem Einsatz |
| Besprechungsräume | Tisch, Stühle, Boden, Glas | bei jedem Einsatz oder nach Nutzung |
| Sanitär | WC, Waschbecken, Spiegel, Nachfüllen | bei jedem Einsatz |
| Teeküche | Spüle, Arbeitsfläche | bei jedem Einsatz |
| Büros | Papierkörbe, freie Flächen, Boden | 1 bis 3 × pro Woche |
| Ausnahmen | Archiv, Aktenraum, Serverraum, Büros nach Liste | nicht betreten |
Ein vollständiges Muster finden Sie im Muster-Leistungsverzeichnis. Für allgemeine Büros gilt außerdem die Seite Büros und Agenturen. Was im Vertrag stehen sollte, steht im Ratgeber Reinigungsvertrag: Was muss rein?.
Wie kommen Sie zu Ihrem Angebot?
Geben Sie Fläche und Reinigungstage an und wählen Sie einen Termin. Wir gehen rund 30 Minuten mit Ihnen durch die Räume und klären dabei Ausnahmen, Zeiten und Schlüssel. Sie bekommen danach das Angebot schriftlich, mit Leistungsverzeichnis. Telefonisch erreichen Sie uns unter 0251 48299555.
Häufige Fragen
Wie diskret arbeiten Sie in Kanzleien?
Akten, Bildschirme und Post fassen wir nicht an. Was auf Schreibtischen liegt, bleibt liegen, gereinigt werden nur freie Flächen. Räume, die nicht betreten werden sollen, stehen als Ausnahme im Leistungsverzeichnis.
Muss eine Reinigungsfirma nach § 43e BRAO verpflichtet werden?
Das hängt davon ab, ob die Firma Zugang zu Tatsachen erhält, die der Verschwiegenheit unterliegen. Die Einschätzung liegt bei Ihrer Kanzlei. Eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben wir, den Wortlaut stimmen wir bei der Besichtigung mit Ihnen ab.
Unterschreiben Sie eine Verschwiegenheitserklärung?
Ja. Legen Sie uns den Text Ihrer Kanzlei vor oder sprechen Sie den Wortlaut bei der Besichtigung mit uns ab.
Setzen Sie Subunternehmer ein?
Grundsätzlich arbeiten bei uns eigene Mitarbeiter. Subunternehmer setzen wir nur nach Absprache mit Ihnen ein.
Was passiert, wenn ein Kanzleischlüssel verloren geht?
Unsere Betriebshaftpflicht deckt den Verlust von Schlüsseln ab. Wer welchen Schlüssel hat, steht schriftlich fest.
Wer entscheidet, was gereinigt wird?
Sie. Im Leistungsverzeichnis stehen Räume, Arbeiten, Turnus und Ausnahmen. Wir halten fest, was davon gereinigt wird und was nicht betreten wird.
Was passiert mit Papierkörben und Aktenvernichtung?
Papierkörbe gehören meist zur Reinigung. Legen Sie deshalb fest, dass vertrauliches Papier nicht im normalen Papierkorb landet, sondern im verschlossenen Behälter oder Aktenvernichter. Die Entsorgung vertraulicher Unterlagen ist keine Reinigungsleistung.
Können Sie reinigen, wenn noch jemand in der Kanzlei arbeitet?
Das stimmen wir ab. Wenn abends häufig gearbeitet wird, legen wir ein Zeitfenster fest, das zu Ihren Terminen passt, oder reinigen frühmorgens.