Gebäudereinigung ausschreiben
Um Gebäudereinigung auszuschreiben, beschreiben Sie Objekt und Arbeiten in einem Leistungsverzeichnis, geben allen Firmen dieselben Unterlagen und Besichtigungstermine und beurteilen die Angebote nach vorher festgelegten Kriterien. Private Auftraggeber dürfen den Ablauf frei gestalten, öffentliche sind an Vergaberecht gebunden. Hier stehen Schritte, Unterlagen und eine Vergleichsmatrix.
Müssen Sie überhaupt ausschreiben?
Das hängt davon ab, wer Sie sind. Öffentliche Auftraggeber nach § 99 GWB, also vor allem Gebietskörperschaften und von ihnen getragene Einrichtungen, müssen das Vergaberecht beachten. Der Zuschlag geht dort nach § 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot, neben dem Preis dürfen auch qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte zählen. Welches Verfahren im Einzelfall gilt, klärt Ihre Vergabestelle.
Für Unternehmen, Praxen und private Eigentümer gibt es diese Pflicht in der Regel nicht. Das heißt aber nicht, dass Sie ohne Struktur vergleichen sollten. Hausverwaltungen beachten bei umlagefähigen Kosten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit aus § 556 Abs. 3 BGB, Eigentümergemeinschaften legen die Vergabe der Versammlung vor, siehe Eigentümergemeinschaften.
Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Wie läuft eine Ausschreibung in 7 Schritten ab?
| Schritt | Was Sie tun | Woran es oft hakt |
|---|---|---|
| 1. Bestand aufnehmen | Flächen, Bodenbeläge, Sanitärräume, Glas, Nutzung und Zeiten erfassen | Alte Pläne stimmen nicht mehr mit den Räumen überein |
| 2. Leistung beschreiben | Leistungsverzeichnis je Raum mit Turnus schreiben | „Büro reinigen“ statt prüfbarer Arbeiten |
| 3. Beurteilung festlegen | Kriterien und Gewichtung vor dem Versand notieren | Die Gewichtung entsteht erst, wenn die Preise bekannt sind |
| 4. Firmen anfragen | Drei bis fünf passende Firmen mit denselben Unterlagen und einer Frist anschreiben | Unterschiedliche Infos je Firma |
| 5. Besichtigen | Gemeinsamen Termin oder gleiche Einzeltermine anbieten | Angebote ohne Besichtigung |
| 6. Prüfen | Stunden, Turnus, Ausschlüsse und Unterlagen vergleichen, Fragen stellen | Nur die letzte Zeile wird verglichen |
| 7. Vergeben | Entscheidung dokumentieren, Vertrag und Start regeln, Absagen schicken | Schlüssel und Übergang bleiben offen |
Läuft bereits ein Vertrag, prüfen Sie vorher die Kündigungsfrist und rechnen Sie den Vorlauf rückwärts. Für den Übergang gibt es die Wechsel-Checkliste.
Welche Unterlagen brauchen die Firmen?
- ObjektdatenAdresse, Nutzung, Personen im Haus, Öffnungs- und Sprechzeiten.
- FlächenRaumliste oder Plan, Bodenbeläge, Zahl der Toiletten, Küchen und Etagen.
- LeistungsverzeichnisArbeiten je Bereich mit Turnus, dazu getrennte Zeilen für Glas und Grundreinigung.
- RahmenReinigungszeiten, Zutritt, Schlüssel, Alarmanlage, Verschwiegenheit, Material und Verbrauchsartikel.
- VertragspunkteGewünschter Start, Laufzeit, Abrechnung, Umgang mit Mängeln und mit der Kontrolle.
- AbgabeFrist, Form, Ansprechperson, gewünschte Nachweise und Ihre Kriterien.
Wer genau beschreibt, spart beim Vergleich. Die Kanzlei Rödl & Partner nennt für die Beschreibung von Reinigungsart, Umfang und Zeiten als Muster die GEFMA 520 und Unterlagen des Bundesinnungsverbands (Rödl & Partner). Wir haben diese Muster nicht selbst geprüft.
Wie beurteilen Sie die Angebote?
Legen Sie vor dem Öffnen fest, was wie viel zählt. Diese Matrix ist ein Beispiel, die Gewichtung passt je Objekt anders:
| Kriterium | Gewicht im Beispiel | Woran Sie es messen |
|---|---|---|
| Preis | 40 % | Gesamtpreis auf gleicher Leistung, einmalige Arbeiten getrennt |
| Stundenansatz | 20 % | Stunden je Woche im Verhältnis zur Leistung, nachvollziehbar erklärt |
| Besichtigung und Verständnis | 15 % | Fragen der Firma, Hinweise zum Objekt, Rückmeldung zum Verzeichnis |
| Organisation | 15 % | Wer führt das Objekt, wie läuft Vertretung, wie laufen Rückmeldungen |
| Nachweise und Passung | 10 % | Haftpflicht, Schlüsselregelung, Verschwiegenheit, passende Erfahrung |
Vergeben Sie je Kriterium Punkte, zum Beispiel 1 bis 5, und multiplizieren Sie mit dem Gewicht. Das Ergebnis ersetzt kein Urteil, macht aber sichtbar, warum Sie sich entschieden haben.
Woran erkennen Sie ein Angebot, das nicht aufgeht?
Prüfen Sie die Stunden. Ist bei gleichem Verzeichnis der Stundenansatz deutlich niedriger als bei den anderen, fragen Sie, welche Arbeit wegfällt oder wie die Firma das schafft. Für gewerbliche Arbeitnehmer der Branche gilt ein eigener Tarifvertrag über Mindestlöhne, daher lässt sich am Lohn nur begrenzt sparen. Wie sich der Preis zusammensetzt, steht unter Wie kalkuliert eine Reinigungsfirma?. Weitere Prüffragen finden Sie im Ratgeber Gute Reinigungsfirma erkennen.
Wie legen Sie die spätere Qualitätskontrolle fest?
Schreiben Sie schon in die Ausschreibung, wie kontrolliert wird: wer, wie oft, mit welchem Bogen und was bei Mängeln passiert. Rödl & Partner verweist für Qualitätsmesssysteme auf die DIN EN 13549 und empfiehlt regelmäßige Dokumentation mit Protokollen und Checklisten (Rödl & Partner). Für ein Büro reicht oft ein einfacher Rundgang mit Raumliste, die Norm lohnt sich eher bei großen Objekten.
Muster für Ihre Anfrage
So kann der Text an die Firmen aussehen. Passen Sie ihn an:
Betreff: Anfrage Gebäudereinigung [Objekt, Ort]
Guten Tag, wir holen für die Reinigung unseres Objekts [Adresse] Angebote ein. Start wäre der [Datum]. Im Anhang finden Sie Objektdaten, Flächen und Leistungsverzeichnis. Eine Besichtigung ist am [Datum] oder nach Absprache möglich.
Bitte nennen Sie uns bis [Frist]: den Preis je Leistung, getrennt nach laufender Reinigung, Glas und einmaligen Arbeiten, die kalkulierten Stunden je Woche, Ihre Ansprechperson, die Regelung zu Schlüsseln und Vertretung sowie den Nachweis Ihrer Betriebshaftpflicht.
Wir beurteilen nach Preis, Stundenansatz, Organisation und Nachweisen. Mit freundlichen Grüßen
Wie laufen Anfragen bei uns?
Honest Services hat mehr als 70 Mitarbeiter und mehr als 300 abgeschlossene Projekte, wir sitzen in der Loddenheide 40 in Münster. Wir besichtigen kostenlos und geben auf Ihr Leistungsverzeichnis ein schriftliches Angebot ab. Eine Verschwiegenheitserklärung geben wir ab, Schlüsselverlust ist über unsere Haftpflicht abgedeckt. Fragen zu Ihren Unterlagen beantworten wir unter 0251 48299555.
Häufige Fragen
Muss eine Firma die Gebäudereinigung ausschreiben?
Private Unternehmen müssen das in der Regel nicht. Sie können frei vergleichen und vergeben. Das Vergaberecht richtet sich an öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB.
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Eine feste Zahl gibt es für private Auftraggeber nicht. Praktisch sind drei bis fünf Firmen, die das Objekt wirklich besichtigen. Mehr Angebote kosten viel Prüfzeit und bringen selten mehr Klarheit.
Soll ich den Preis je Quadratmeter abfragen?
Besser sind der Gesamtpreis je Leistung und die kalkulierten Stunden je Woche. Ein Quadratmeterpreis sagt wenig, solange Turnus und Arbeiten nicht gleich sind.
Muss das Leistungsverzeichnis vom Auftraggeber kommen?
Für einen echten Vergleich ja. Wenn Ihnen die Zeit fehlt, können Sie mit dem Muster starten oder sich bei der Besichtigung einen Entwurf geben lassen und diesen dann an alle Firmen weitergeben.
Gibt Honest Services auf eine Ausschreibung ein Angebot ab?
Wir besichtigen das Objekt und geben auf Ihr Leistungsverzeichnis ein schriftliches Angebot ab. Ob ein förmliches Vergabeverfahren zu uns passt, klären wir im Einzelfall. Schicken Sie uns die Unterlagen über die Anfrage.
Stand: 05.11.2026. Verfasst von Honest Services, Münster. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.